Obserwatorzy

piątek, 2 grudnia 2016

#planowanie #2

Podstawą efektywnego działania jest umiejętne planowanie. 
Aby dobrze zrozumieć treść artykułu warto przeczytać mój pierwszy, wprowadzający post.
Do wybrania tego tematu zachęciło mnie pytanie, jakie stawia Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę” 
– Jak zjeść całego słonia?
- Kęd po kęsie.
Dzień, tydzień czy miesiąc pracy powinny stać się w naszych głowach dużym słoniem, którego w całości raczej trudno zjeść. Na szczęście lata życia człowieka wyposażyły nas w pewne narzędzia. Nożem i widelcem pewnie każdy władać potrafi, wykorzystaj to! Czego potrzebujesz? Planu pokrojenia owego słonia!
Dlaczego planowanie jest tak ważne? Pokazuje nam samym, że działamy w zorganizowany sposób i że jesteśmy świadomi kierunku, w którym się poruszamy. Często bardzo mocno wzbraniamy się przed planowaniem, twierdząc że to strata czasu, bo przecież zdecydowanie lepiej przejść do działania. W ten sposób ściągamy na siebie kłopoty. Niebywale jest to prostsze, nie wymaga od nas bowiem pochylenia się nad pracą, którą mamy do wykonania. Przechodząc do działania mamy przeświadczenie, że szybciej uda nam się wykonać zadania. Wydaje nam się, że w oczach szefa wypadamy korzystniej niż ci, którzy siedzą i „nic nie robią”. Nic bardziej mylnego.
Niestety podejmując pracę bez odpowiedniego planu, można spowodować, że pomimo ogromu obowiązków będziemy jeździli z pustą taczką.


http://2.bp.blogspot.com/-3BouQN2a5n8/VSJ--bLxA2I/AAAAAAAAASw/LoMwBuTFg1Q/s1600/taczka.png

Wyniki badań potwierdzają znaczenie planowania. Każda minuta planowania pozwala nam odzyskać od 5 do 10 minut pracy. Jak to możliwe? Dobry plan to przede wszystkim podział zadań na te, które trzeba wykonać i na te, których pominięcie nic nie zmieni. Być może słyszeliście kiedyś o zasadzie 80/20 lub zasadzie Pareto. Włoski uczony zauważył proporcje podziału społeczeństwa - 20% ludzi posiadało 80% dóbr. Mechanizm ten został wciągnięty nie tylko do ekonomii, ale także do życia codziennego. 
Mówi się o tym, że 20% naszych wysiłków daje 80% efektów. Co więc z pozostałymi 80%  wysiłków? To proste – dają w sumie 20% efektów. Bez odpowiedniego planu działania z dużym prawdopodobieństwem zajmiemy się tą mniej istotną częścią obowiązków. Dlaczego? Człowiek podświadomie wybiera te łatwiejsze zadania, przez co pomimo włożonego wysiłku jeździ z pustą taczką.
Lista. Swoje planowanie zacznij od wylistowania czynności, które musisz wykonać w danym dniu. Najlepiej przygotować to dnia poprzedniego, aby rano wstać z odpowiednio stworzonym planem.



Ma to też dodatkową zaletę. „Muszę się z tym przespać”, na pewno każdy z nas to słyszał. To doskonała metoda na rzeczywistą weryfikację priorytetów. Często nie doceniamy, ile pomysłów przychodzi nam przed snem. Może się okazać, że do głowy wpadnie nam rozwiązanie naszego jutrzejszego problemu lub ułatwienie realizacji danego zadania. 
Małe wtrącenie tego, co zapamiętałem z szkolnych lekcji fizyki. 




Praca nie uwzględnia drogi pokonanej do realizacji zadania, a jedynie jej finalny efekt, dlatego też przed podjęciem zadania warto przemyśleć i dobrze dobrać metodę.
Wróćmy do listy zadań, a właściwie do nadaniu priorytetów poszczególnym pozycjom. Pozwoli nam to zweryfikować czy to, co zapisaliśmy rzeczywiście ma sens i w jakiej kolejności powinniśmy podejmować dane obowiązki. Często zdarza się tak, że to, co zapiszemy na liście nie musi  lub nie powinno być obecnie realizowane, gdyż np. nie mamy jeszcze wystarczających informacji do pracy, a częściowe realizowanie zadań marnotrawi czas tzw. „przyzbrojenia”. Nie ma chyba osób, które płynnie potrafią wracać do projektów bez wcześniejszego przypomnienia sobie, jaki był ostatni problem, na którym się zawiesiliśmy czy co w kolejnym kroku powinno być zrobione.
Poniżej przedstawiam schemat klasyfikacji zadań, który wydaje mi się najbardziej optymalny.  Jest prosty i na tyle uniwersalny, że możemy go stosować zarówno w pracy jak i w domu czy w planowaniu rozwoju osobistego.




Priorytetyzacja działania według powyższej metody pozwoli zajmować się sprawami, które będą dawały najlepsze efekty.  Jak w odpowiedni sposób wypracować sobie taki nawyk planowania?
Do każdego z zadań zadawaj odpowiednie pytania:
 E-> Co się stanie jeśli tego nie zrobię? Jeśli konsekwencje nie istnieją lub można je zaakceptować, to z dużym prawdopodobieństwem możesz pominąć tę czynność. Ile razy wykonując zadanie w pracy miałeś wrażenie, że jest ono Twoim obowiązkiem tylko dlatego, że jakiś czas temu było istotne, a do dziś nikt nie dokonał rewizji Twoich zadań? 
D-> Co się stanie jeśli zrobi to ktoś inny? W tym pytaniu bardzo ważne jest, aby sprawiedliwie podejść do odpowiedzi. Nie chodzi bowiem o to, aby na siłę unikać pracy czy odpowiedzialności za jej efekty. Powinny być to zadania, które zajmują dużo czasu i mają relatywnie niski poziom odpowiedzialności. Wykonywanie tej czynności przez Ciebie, biorąc pod uwagę że zadania A, B, C są niewykonane, byłoby marnotrawstwem czasu i Twojego potencjału. Jeśli masz możliwość to deleguj zadania. To nie tylko sprawi, że praca zostanie wykonana – pozwoli także kolejnym ludziom nabywać nowych umiejętności i zyskiwać pewności siebie.  Kluczowe jest tutaj, aby dobrze dobrać osobę odpowiedzialną za dane zadanie. Scedowując realizację zadania na osobę o zbyt małym potencjale sprawi, że zadanie nie zostanie poprawnie wykonane i prawdę powiedziawszy to my w tym wszystkim popełniamy błąd. Warto pamiętać, że każde zadanie możemy dzielić i jego składowe elementy rozdysponować zgodne z umiejętnościami współpracowników. Przekazując zadanie musimy mieć pewność, że druga strona zrozumiała nasze oczekiwania. Pamiętajmy, że za zrozumienie przekazu odpowiada jego nadawca. 
C-> Co się stanie, kiedy zrobię to później? W tym przypadku pytanie nie ma związku z prokrastynacją. Chodzi o odpowiednie dopasowanie zadania do czasoprzestrzeni. Jeśli w kolejnym dniu będziesz miał na temat swojego zdania więcej informacji, to praca będzie łatwiejsza, a ryzyko błędu i co za tym idzie poprawek będzie mniejsze. Doskonałym przykładem będzie rozliczenie podatkowe. Oczywiście możesz dokonać go tuż po otrzymaniu wszystkich dokumentów, natomiast nie stanie się nic złego jeśli prześlesz go chwilę przed deadline. Dlatego jeśli danego dnia masz do wykonania zadania A i B, to bez wyrzutów sumienia przełóż swoje zeznanie podatkowe na odpowiedni czas. 
B-> Co się stanie, jeśli wykonam tylko część tego zadania? Nie chodzi o lenistwo, a realne spojrzenie na zadany problem i przesuwanie jego granicy. Częstym błędem przy wyznaczaniu celu czy zadania jest jego ciągłe tuningowanie. Na początku był cel, potem obrósł on w słoninę z marzeń i dodatków, które wcale nie muszą być wartością dodaną do efektu naszej pracy. Przypominam zasadę Pareto. Jeśli zmierzymy się z esencją problemu i umowne 20% efektu pozwoli nam zaoszczędzić 80% czasu to warto z tego skorzystać.
A-> Po tym jak nie udało się zadania sklasyfikować do poprzednich kategorii zostało już tylko jedno! „Just do it”.



Wygląda na stosunkowo proste?
Takie rzeczywiście jest. Zacznij planować krótkoterminowo – na najbliższy tydzień, a niemal natychmiast zobaczysz, że dużo łatwiej pracuje się w ten zorganizowany sposób. 
Przystępując do kolejnego zadania rewiduj to, co zostało Ci jeszcze do zrobienia. Pamiętasz cykl Deminga z I artykułu? Nawet jeśli zaplanowałeś coś parę godzin temu, to mogło się już przeterminować lub rozwiązać samo, dlatego nim podejmiesz rękawice upewnij się, że jest o co walczyć.
Kiedy planowanie krótkoterminowe będzie już nawykiem, zacznij rozszerzać swój horyzont. 
Parę dziennie sprawi, że Twoje taczki będą imponująco wypełnione – efektem pracy i Twoją satysfakcją.

piątek, 25 listopada 2016

#produktywność #1

Produktywność niejedno ma imię. Słownik Języka Polskiego przedstawia osobę produktywną jako „dającą dobre wyniki, efekty w produkcji, przynoszącą rezultaty, wydajną, efektywną". Przeglądając literaturę z zarządzania swoją karierą, natknąłem się na wzór dotyczący konta kariery, ale uważam, że można go zmodyfikować i doskonale obrazować nim produktywność.




Wzór jak widać nie jest zbyt skomplikowany matematycznie i pokazuje duże znaczenie tego, w jaki sposób pracujemy. Potwierdza się przysłowie „Bez pracy nie ma kołaczy” lub lepiej znany okrzyk potreningowy Roberta Burneiki „nie ma lipy”. Zapał jest paliwem dla produktywności i  tu po raz kolejny nasuwa się analogia rodem z kulturystyki. 

W takiej sytuacji zdecydowanie lepiej jest wybierać kaloryczne steki niż suche kanapeczki.
Co może być Twoim stekiem?

Wytrwałość i odwaga. Wiem, ta recepta nie jest oczywista. Obie te cechy kojarzą nam się bowiem z brytyjskim szpiegiem o enigmatycznym pseudonimie operacyjnym „007”. Pytanie czy to źle? Przecież można powiedzieć, że jest to człowiek sukcesu! Zawsze na czas, co prawda dla budowania napięcia często robi to w ostatniej chwili zyskując obrażenia, ale te zdają się wpisywać w jego osobowość. 

Co jest naszą kanapeczką, która z dużego potencjału robi wielkie nic?
Strach. 

Strach, czyli wątpliwości w własne umiejętności. Potrafi on być bardziej destrukcyjny niż pościg za marzeniem, bo jest niczym innym jak ucieczką przed nimi. A każdy, kto kiedykolwiek uciekał wie, że nasze ciało zyskuje dodatkowy zastrzyk energetyczny i podczas normalnego treningu nie bylibyśmy w stanie osiągnąć takich wyników. Adrenalina jak widać daje się we znaki nie tylko jeśli nasz strach ma ciało fizyczne i dzięki niej tak sprawnie i skutecznie uciekamy.

Strach przed niewykorzystaniem innej szansy. Jeśli postawię swój zapał na moje obecne cele to nie mam gwarancji, że przyniesie mi to najlepsze plony. Być może tuż za rogiem czeka coś o wiele korzystniejszego. Zainwestowanie dziś będzie mnie kosztowało dużo więcej, a konto na które się decyduję nie pozwala na wypłatę środków bez utraty kapitału. Może więc warto poczekać na promocję świąteczną. Pewnie stąd kult zmian i postanowień noworocznych.

Oczywiście strach nie byłby sobą, gdyby nie miał swojej wersji z przeszłości. Oferta świąteczna z ubiegłego roku była dużo korzystniejsza niż to, co obecnie dostaję na papierze, przez co każde moje staranie wydaje się iść na marne.

W ten sposób tkwimy w marazmie. Szansa na realizowanie siebie jest przetworzona przez strach i powoduje wieczną prokrastynację.

A co z tą wytrwałością? Jest ona niczym innym jak uzupełnieniem odwagi w walce ze strachem.

Wytrwałość ma swoich kilka fundamentów:
1.      Czas. Często mylimy zapał z pośpiechem, co sprowadza się zazwyczaj do szybkiego zniechęcenia po braku oczekiwanych efektów. Niedobranie realnego horyzontu czasu dla naszego zadania będzie zabójcze. Niestety często planując sami strzelamy sobie w stopę określając coś, co nie może się wydarzyć. 

"Aby uniknąć bólów mięśni, rozpoczynajcie trening powoli i swobodnie, stopniowo zwiększając jego intensywność." – Joe Weider – twórca programu A6w i mentor Arnolda Schwarzeneggera.
Pewnie niejeden z nas próbował mierzyć się z tym treningiem. Czy zaczynamy od maksymalnego obciążenia? Oczywiście że nie. Pozwólmy sobie wykorzystywać to jako benchmark dla planowania naszych celów. Planujmy realnie i dostosowujmy nasze cele do możliwości. Jeśli potrzebujemy wolnego weekendu, to również trzeba o nim pamiętać.

2.      Relacje. Jeśli jesteś jedyną osobą, która zna Twoje cele to ryzykujesz,  że będą one oderwane od rzeczywistości. Przy życiowych wyborach warto wtajemniczać osoby do których mamy zaufanie i nie chodzi tu o obawy przez szeptaniem po kątach o Twoich planach, a raczej o odwadze w realnej ocenie Twojego problemu. Takie pytania pomogą Ci nabrać dystansu do oceny sprawy.
Pytania są bardzo ważne, sam też powinieneś je zadawać. Im ich więcej, tym lepiej dla Ciebie. Chodzi o wiedzę jaka płynie z odpowiedzi. Często rezygnujemy z odpowiedniego analizowania i fazy planistycznej. Błąd.





Na powyższym obrazku przedstawiam dwa modele podejmowania decyzji. Która jest korzystniejsza? Każdemu z Was pozostawiam ocenę.

3.      Szczerość. Każdy z nas potrafi się okłamywać, jest to dużo prostsze niż szczera ocena swoich błędów. Tutaj warto odwołać się do cyklu Deminga.




Na każdym kroku szczerze oceniaj swoje działania i dokonuj korekt - nawet jeśli trzeba zamaszystym ruchem zakręcić sterem Twojego statku i zmienić kurs! Aż do chwili uzyskania swojego celu.

4.      Wyrozumiałość. Błędów nie popełnia tylko ten kto niczego nie robi, lub ten który nieszczerze ocenia swoje decyzje. Daj sobie przyzwolenie na nie, wyciągnij z nich wnioski i na ich podstawie planuj kolejne działania. Nic nie jest tak skuteczną nauką jak pomyłka.  

Myślę, że najlepszą puentą na temat błędnych decyzji będzie coś, co zainspirowało mnie do napisania tego postu. 
Błędne decyzje mają jeden wspólny mianownik – podejmując je, myślimy że są dobre.

Wróćmy na chwilę do wzoru na produktywność:




Suma umiejętności i osobowości to nasz osobisty potencjał, a to jak go wykorzystamy zależy tylko i wyłącznie od nas. Nawet dobrze wykształcony człowiek z ciekawą osobowością nie nadrobi braku zapału i jego produktywność będzie dążyła do zera.

Jesteś tak dobry jak Twój ostatni mecz!
Jesteś tak dobry jak Twój zapał!

Jesteś tak słaby jak silny jest Twój strach.