Aby dobrze zrozumieć treść artykułu warto przeczytać mój pierwszy, wprowadzający post.
Do wybrania tego tematu zachęciło mnie pytanie, jakie stawia Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę”
– Jak zjeść całego słonia?
- Kęd po kęsie.
Dzień, tydzień czy miesiąc pracy powinny stać się w naszych głowach dużym słoniem, którego w całości raczej trudno zjeść. Na szczęście lata życia człowieka wyposażyły nas w pewne narzędzia. Nożem i widelcem pewnie każdy władać potrafi, wykorzystaj to! Czego potrzebujesz? Planu pokrojenia owego słonia!
Dlaczego planowanie jest tak ważne? Pokazuje nam samym, że działamy w zorganizowany sposób i że jesteśmy świadomi kierunku, w którym się poruszamy. Często bardzo mocno wzbraniamy się przed planowaniem, twierdząc że to strata czasu, bo przecież zdecydowanie lepiej przejść do działania. W ten sposób ściągamy na siebie kłopoty. Niebywale jest to prostsze, nie wymaga od nas bowiem pochylenia się nad pracą, którą mamy do wykonania. Przechodząc do działania mamy przeświadczenie, że szybciej uda nam się wykonać zadania. Wydaje nam się, że w oczach szefa wypadamy korzystniej niż ci, którzy siedzą i „nic nie robią”. Nic bardziej mylnego.
Niestety podejmując pracę bez odpowiedniego planu, można spowodować, że pomimo ogromu obowiązków będziemy jeździli z pustą taczką.
https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhBS9JhrahFQHeXAvhLgOxk8D-aKS5ZD285-nvCC30ckz-qjw5fLco9pQwi3ZZ4PkuxiyhDVItIU858j8uacRw83jYHm-Cicx6Q0iQskWyGvWktytAFKZ2q5ff26cX9Hgmm5MH467qa6uk/s1600/taczka.png
Wyniki badań potwierdzają znaczenie planowania. Każda minuta planowania pozwala nam odzyskać od 5 do 10 minut pracy. Jak to możliwe? Dobry plan to przede wszystkim podział zadań na te, które trzeba wykonać i na te, których pominięcie nic nie zmieni. Być może słyszeliście kiedyś o zasadzie 80/20 lub zasadzie Pareto. Włoski uczony zauważył proporcje podziału społeczeństwa - 20% ludzi posiadało 80% dóbr. Mechanizm ten został wciągnięty nie tylko do ekonomii, ale także do życia codziennego.
Mówi się o tym, że 20% naszych wysiłków daje 80% efektów. Co więc z pozostałymi 80% wysiłków? To proste – dają w sumie 20% efektów. Bez odpowiedniego planu działania z dużym prawdopodobieństwem zajmiemy się tą mniej istotną częścią obowiązków. Dlaczego? Człowiek podświadomie wybiera te łatwiejsze zadania, przez co pomimo włożonego wysiłku jeździ z pustą taczką.
Lista. Swoje planowanie zacznij od wylistowania czynności, które musisz wykonać w danym dniu. Najlepiej przygotować to dnia poprzedniego, aby rano wstać z odpowiednio stworzonym planem.
Ma to też dodatkową zaletę. „Muszę się z tym przespać”, na pewno każdy z nas to słyszał. To doskonała metoda na rzeczywistą weryfikację priorytetów. Często nie doceniamy, ile pomysłów przychodzi nam przed snem. Może się okazać, że do głowy wpadnie nam rozwiązanie naszego jutrzejszego problemu lub ułatwienie realizacji danego zadania.
Małe wtrącenie tego, co zapamiętałem z szkolnych lekcji fizyki.
Praca nie uwzględnia drogi pokonanej do realizacji zadania, a jedynie jej finalny efekt, dlatego też przed podjęciem zadania warto przemyśleć i dobrze dobrać metodę.
Wróćmy do listy zadań, a właściwie do nadaniu priorytetów poszczególnym pozycjom. Pozwoli nam to zweryfikować czy to, co zapisaliśmy rzeczywiście ma sens i w jakiej kolejności powinniśmy podejmować dane obowiązki. Często zdarza się tak, że to, co zapiszemy na liście nie musi lub nie powinno być obecnie realizowane, gdyż np. nie mamy jeszcze wystarczających informacji do pracy, a częściowe realizowanie zadań marnotrawi czas tzw. „przyzbrojenia”. Nie ma chyba osób, które płynnie potrafią wracać do projektów bez wcześniejszego przypomnienia sobie, jaki był ostatni problem, na którym się zawiesiliśmy czy co w kolejnym kroku powinno być zrobione.
Poniżej przedstawiam schemat klasyfikacji zadań, który wydaje mi się najbardziej optymalny. Jest prosty i na tyle uniwersalny, że możemy go stosować zarówno w pracy jak i w domu czy w planowaniu rozwoju osobistego.
Priorytetyzacja działania według powyższej metody pozwoli zajmować się sprawami, które będą dawały najlepsze efekty. Jak w odpowiedni sposób wypracować sobie taki nawyk planowania?
Do każdego z zadań zadawaj odpowiednie pytania:
E-> Co się stanie jeśli tego nie zrobię? Jeśli konsekwencje nie istnieją lub można je zaakceptować, to z dużym prawdopodobieństwem możesz pominąć tę czynność. Ile razy wykonując zadanie w pracy miałeś wrażenie, że jest ono Twoim obowiązkiem tylko dlatego, że jakiś czas temu było istotne, a do dziś nikt nie dokonał rewizji Twoich zadań?
D-> Co się stanie jeśli zrobi to ktoś inny? W tym pytaniu bardzo ważne jest, aby sprawiedliwie podejść do odpowiedzi. Nie chodzi bowiem o to, aby na siłę unikać pracy czy odpowiedzialności za jej efekty. Powinny być to zadania, które zajmują dużo czasu i mają relatywnie niski poziom odpowiedzialności. Wykonywanie tej czynności przez Ciebie, biorąc pod uwagę że zadania A, B, C są niewykonane, byłoby marnotrawstwem czasu i Twojego potencjału. Jeśli masz możliwość to deleguj zadania. To nie tylko sprawi, że praca zostanie wykonana – pozwoli także kolejnym ludziom nabywać nowych umiejętności i zyskiwać pewności siebie. Kluczowe jest tutaj, aby dobrze dobrać osobę odpowiedzialną za dane zadanie. Scedowując realizację zadania na osobę o zbyt małym potencjale sprawi, że zadanie nie zostanie poprawnie wykonane i prawdę powiedziawszy to my w tym wszystkim popełniamy błąd. Warto pamiętać, że każde zadanie możemy dzielić i jego składowe elementy rozdysponować zgodne z umiejętnościami współpracowników. Przekazując zadanie musimy mieć pewność, że druga strona zrozumiała nasze oczekiwania. Pamiętajmy, że za zrozumienie przekazu odpowiada jego nadawca.
C-> Co się stanie, kiedy zrobię to później? W tym przypadku pytanie nie ma związku z prokrastynacją. Chodzi o odpowiednie dopasowanie zadania do czasoprzestrzeni. Jeśli w kolejnym dniu będziesz miał na temat swojego zdania więcej informacji, to praca będzie łatwiejsza, a ryzyko błędu i co za tym idzie poprawek będzie mniejsze. Doskonałym przykładem będzie rozliczenie podatkowe. Oczywiście możesz dokonać go tuż po otrzymaniu wszystkich dokumentów, natomiast nie stanie się nic złego jeśli prześlesz go chwilę przed deadline. Dlatego jeśli danego dnia masz do wykonania zadania A i B, to bez wyrzutów sumienia przełóż swoje zeznanie podatkowe na odpowiedni czas.
B-> Co się stanie, jeśli wykonam tylko część tego zadania? Nie chodzi o lenistwo, a realne spojrzenie na zadany problem i przesuwanie jego granicy. Częstym błędem przy wyznaczaniu celu czy zadania jest jego ciągłe tuningowanie. Na początku był cel, potem obrósł on w słoninę z marzeń i dodatków, które wcale nie muszą być wartością dodaną do efektu naszej pracy. Przypominam zasadę Pareto. Jeśli zmierzymy się z esencją problemu i umowne 20% efektu pozwoli nam zaoszczędzić 80% czasu to warto z tego skorzystać.
A-> Po tym jak nie udało się zadania sklasyfikować do poprzednich kategorii zostało już tylko jedno! „Just do it”.
Wygląda na stosunkowo proste?
Takie rzeczywiście jest. Zacznij planować krótkoterminowo – na najbliższy tydzień, a niemal natychmiast zobaczysz, że dużo łatwiej pracuje się w ten zorganizowany sposób.
Przystępując do kolejnego zadania rewiduj to, co zostało Ci jeszcze do zrobienia. Pamiętasz cykl Deminga z I artykułu? Nawet jeśli zaplanowałeś coś parę godzin temu, to mogło się już przeterminować lub rozwiązać samo, dlatego nim podejmiesz rękawice upewnij się, że jest o co walczyć.
Kiedy planowanie krótkoterminowe będzie już nawykiem, zacznij rozszerzać swój horyzont.
Parę dziennie sprawi, że Twoje taczki będą imponująco wypełnione – efektem pracy i Twoją satysfakcją.
